テレワークとVPN

【トラブル回避】リモートワーク必要なツールまとめ!便利さだけでなく問題を起こす前に準備しよう

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新型コロナウイルスの影響で、リモートワークが急速に普及してきました。

おそらく今後もリモートワークの普及は広がるでしょう。

リモートワークは多様な働き方に対応できるため、人材確保や生産性の向上などに役立ちます。

しかし一方で、リモートワークの環境を整えないと

  • コミュニケーションが取りづらい
  • セキュリティ面でリスクがある

上記のようなデメリットに悩まされます。

こうしたデメリットを解決し、リモートワーク導入を円滑に行うためにもツールの活用が必要です。

この記事では、「リモートワークの問題」「リモートワークに必要なツール」を説明します。

 

リモートワークに必要なツール


リモートワークはツールを正しく活用しないと、それ自体がトラブルの原因になってしまうリスクがあります。

そのためリモートワークを導入するなら、まずはツールを活用しましょう。

大きく分けると、繰り返しになりますが

  • コミュニケーションの問題
  • セキュリティの問題

上記2つの問題があります。

これらの問題を解決するのがツールの活用です。

それぞれどんなツールがあるのかを説明します。

 

まずはセキュリティ対策ツールが必須!

リモートワークで仕事をする上で、セキュリティ対策は必ずしましょう。

理由は、セキュリティが強固な環境でインターネットを使えないことが多いからです。

具体的なセキュリティ対策ツールは

  • セキュリティソフト
  • VPN

上記2つがあります。

どちらも端末自体に対策する点では同じですが、目的とする対策に違いがあります。

それぞれ簡単に紹介します。

 

セキュリティソフトでウィルス対策

リモートワークによるWeb会議やオフィス外でのインターネット利用などで不安を感じている人は多いのではないでしょうか?

中にはウイルス感染してしまうことも起こりえますので、セキュリティソフトの用意は必須です。

代表的なセキュリティソフトは

  • Norton
  • ESET

上記2点です。

どちらもウイルス検知力が高く、導入している企業も多いセキュリティソフトです。

他にも多くのセキュリティソフトがありますが、代表的なソフトを選んでおくと問題なく対策できます。

Norton

ESET

 

VPNで通信を盗まれないように


リモートワークではオフィス外のインターネット環境を使うため、情報漏洩リスクに不安を感じる人も多いでしょう。

個人情報や仕事上のデータが流出することは、訴訟に発展するレベルの問題でもあります。

他人事のように感じている方も多いかもしれませんが、SNSの乗っ取りなど、あなたの身近な範囲でも情報を盗まれるトラブルは起きています。

これが仕事に関わる人の情報だった場合、様々な人に迷惑をかけることになります。

 

このような迷惑をかけないためにも、必ずVPNで通信を暗号化した状態で、リモートワークをすることをおすすめします。

VPNサービスというセキュリティ対策を入れることで、非常に高い安全性を確保することができます。

テレワーク時代の今、VPNを知らないことは常識知らずレベルことなので、「VPNってなんだ?」という方は、まず下記の記事に目を通しましょう。

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【超簡単】VPN接続とは?仕組み・できることをわかりやすく解説!VPN接続とはネットワークを簡単に構築できる画期的な技術です。 WEBサイトのSSL(Secure Sockets Layer)や...

 

VPNとは、インターネット上に仮想のあなた専用回線を用意し、安全な状態で通信を行える仕組みを作るサービスです。

通信内容を暗号化してくれるので、自宅のWi-Fiはもちろん、オフィス外のWi-Fiを使うときでも情報漏洩が起きないようにしてくれます。

 

そのVPNの中でも今、日本国内で最も信頼性が高く、コスパ的にもすぐれて人気なのが、MillenVPNです。

料金も月額396円(2年契約の場合)なので、導入もしやすくなっており、テレワークを行う会社員・フリーランスには必須のセキュリティ対策です。

通信のセキュリティを特に何もしていないという方は、とりあえず入れとけ!というくらいすぐれているVPNなので、是非下記の記事をチェックしてみてください。

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Web会議ツール

リモートワークにおいてWeb会議ツールは必要不可欠です。

理由は、電話やメールなどの文章だけではコミュニケーションが取りづらいからです。

具体的なWeb会議ツールには

  • Zoom
  • Skype
  • Google  Meet

上記3つがあります。

それぞれ簡単に紹介します。

 

Zoom

Zoomはオンライン会議やチャット機能などを搭載したWeb会議ツールです。

Web会議を主催するホストのみアカウントを作成する必要がありますが、Web会議に参加する側はアプリの用意だけで参加できます。

無料だとWeb会議できる時間に制限がありますが、100人まで同時に参加できます。

1対1であれば無制限ですので、無料でも十分に活用できます。

Zoom

 

Skype

Skypeは世界中で多く使われているサービスです。

仮に相手がSkypeアカウントを持っていなくても、URLを共有すれば通話ができます。

また有料プランを使えば、携帯電話・固定電話にも発信することができます。

Skype

 

Google  Meet

Googleが提供しているコミュニケーションツールです。

主に「チャット・ビデオ通話・音声通話」ができます。

上記で紹介したWeb会議ツール同様に、画面の共有機能もありますので、不便なくWeb会議もできます。

Google  Meet

 

情報共有ツール

リモートワークでは、情報共有ツールは必須です。

理由は、顔を合わせての情報共有ができないからです。

具体的な情報共有ツールには

  • G Suite
  • サイボウズOffice
  • Googleドライブ
  • Dropbox

上記4つがあります。

それぞれ簡単に紹介します。

 

G Suite

G SuiteはGoogleが提供しているグループウェアです。

個人用でも使えますが、法人用として一括利用することもできます。

主に社内だけで共有する資料やスケジュールの共有など、組織で情報共有することに向いています。

また管理者が一括でアカウントを管理できるので、企業などの組織で使う場合

  • アカウントの追加・削除
  • 人事異動などの変更

上記をスムーズに行えます。

G Suite

 

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは日本企業が開発した国産グループウェアです。

上記で紹介したツール同様、社内だけで共有する資料やスケジュールの共有などができます。

また加えて「社内業務のワークフロー・会議室の予約・掲示板」など、グループウェアとしての機能はほぼすべて揃っています。

サイボウズOffice

 

Googleドライブ

Googleドライブは、G Suiteの中に機能として含まれています。

Googleドライブは、オンライン上でファイルを保存できるサービスです。

共有機能を使えば複数人とファイルを共有できるので、情報の受け渡しや情報共有に向いています。

またGoogleドキュメントなどの、Googleが提供しているサービスと連携できます。

具体的には、ファイルの同時編集が可能です。

リアルタイムで同時編集できるので、離れた場所でもスムーズに仕事を進められます。

Googleドライブ

 

Dropbox

Googleドライブ同様、オンライン上でファイルを保存できるサービスです。

Googleドライブと違うのは「ファイルの保管に特化したサービス」という点です。

Googleドキュメントなどのサービスとは連携できないため、保管のみを目的に利用したい場合はDropboxが向いています。

Dropbox

 

Web会議用にあると便利なリモートワークツール

必須ではありませんが、Web会議用のツールも用意しましょう。

なぜなら、コミュニケーションが取りやすくなるからです。

具体的には、Web会議用に

  • マイク
  • イヤホン

上記2点を用意しましょう。

PCにマイクとイヤホンが付属している場合もありますが、マイクとイヤホンがあればWeb会議をスムーズにできます。

もしこれらがないと、「聞き取りづらかったり」「相手に言ってることが通じなかったり」とWeb会議自体にストレスを感じることになります。

小さなことですが、用意すると必ず便利なツールなので、マイクとイヤホンは用意しておきましょう。

 

リモートワークのデメリット

リモートワークとは、オフィス以外の場所で働く柔軟な働き方です。

しかしリモートワークの導入にはデメリットがあります。

具体的には記事冒頭でも挙げた

  • コミュニケーションが取りづらい
  • セキュリティ面でリスクがある

上記のようなデメリットです。

それぞれ詳しく説明します。

 

コミュニケーションが取りづらい

リモートワークはオフィス以外の場所で働く柔軟な働き方です。

そのためコミュニケーションが取りづらい側面があります。

オフィスでは顔を合わせて気軽にしてきたコミュニケーションが、顔を合わせずに

  • 電話などの声
  • メールなどの文面

上記だけでやり取りしなければいけないため、 必然的にコミュニケーション不足に陥ります。

「私は顔を合わせなくても問題なくコミュニケーションが取れる」という人がいても意味がありません。

なぜなら、中には「電話が苦手」「文章が不得手」な人も一定数いるからです。

リモートワークをする全員が、問題なくコミュニケーションを取れるようにする必要があります。

円滑に仕事を進めるためにも、コミュニケーションが取りやすい環境を整えましょう。

 

セキュリティ面でリスクがある

リモートワークには、セキュリティ面でリスクがあります。

理由は、リモートワーク先の環境が 安全とは限らないからです。

オフィスであれば、 情報セキュリティ担当者の目が届く範囲で仕事ができます。

しかし、リモートワークではすべての端末に目を届かせることは難しいです。

例えば、個人によってはリモートワークで

  • フリーWi-Fiを使っている
  • 不特定多数の人が使えるWi-Fiを利用している
  • データの受け渡しをメールで行っている

など、セキュリティ面でリスクを抱えながら仕事をしてしまう可能性があります。

もし上記のようなリスクを抱えた状態でリモートワークを続けると、重大な情報漏洩が起こりかねません。

安全に仕事を行うためにも、セキュリティ対策をしましょう。

 

デメリットを克服すればリモートワークが円滑になるという考え

リモートワーク導入にはメリットもありますが、デメリットもあります。

そのためリモートワーク導入をためらうこともあるでしょう。

しかし考え方を変えると、デメリットを克服することができれば、リモートワークは問題なく行えます。

 

まとめ

以上が「リモートワークの問題」「リモートワークに必要なツール」を説明しました。

リモートワークをする上では、ツールの活用が必要不可欠です。

なぜなら

  • コミュニケーションが取りづらい
  • セキュリティ面でリスクがある

上記のようなデメリットがあるからです。

円滑に仕事をするためには、これらのデメリットを克服するツールが必要です。

リモートワークを成功させるためにも、必要なツールを見極めた上で導入しましょう。

特にVPNは必須なツールにもかかわらず、知らない方が多いので、必ず頭に入れておきましょう。

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