新型コロナウイルスの影響を受け、多くの企業が導入を始めたテレワーク。
新聞やニュースなどでは好意的な声が多数聞かれていますが、ネット上で調べてみると全てに賛同しているようではなさそうです。
引用元：Yahoo!ニュース
2020年1月以降の新型コロナウイルス対策の一環として、在宅体制が本格化された企業アンケートが上図になります。
不満を持つ者は全体の2割にも満たず、概ね好評という形です。その下はテレワークを実施していない企業のアンケートです。
導入しない理由は、テレワーク環境が整っていないことが多くを占めています。
また、そのほかの理由に、経営側の人材と能力に関係していることを示唆している回答も見られました。
引用元：PR TIMES
次にテレワークに不安・不満を持つ人の理由が上のグラフです。
「コミュニケーションが取りにくい」「環境が整っていない」などの回答が多くなりました。
この結果を見てから、テレワークを始めようと言う人は「まず環境を整えよう」と考えるはずです。
ただ環境を揃えるだけなら、難しいことではありません。
問題はテレワークを持続できるような環境を作れるかです。
本記事では「効率の良い環境の作り方」「陥りやすい失敗」など、テレワーク環境で注意すべきポイントについて解説します。
既にテレワークを開始している方も、今一度自身の見直しも兼ねてご一読ください。
テレワークで注意するべきなのは「コスト」と「自己管理」
テレワークでは、ネットと最低限のツールがあれば誰でも始められます。
しかし、質を求めるのであれば、使用ツールには多機能かつ一定の品質が重要です。
次に、テレワークのクオリティを担保するために必要な要素をお伝えします。
仕事の質を上げるためには、以上の5つが必要になってきます。
これら5つに共通することは、「コストが掛かること」。
テレワークを推進している企業によっては、ある程度経費として認められているケースがあります。
しかし、そうではない場合は自分で用意しなくてはいけません。
あれもこれもと揃えているうちに、テレワークを続けるためのコストが足りなくなる恐れがあります。
自己負担の場合、どこまでを妥協し、絶対に外せないものを決断する時が来ます。
足りない部分は全て自分でカバーしなくてはならないので、仕事の遂行能力以外の自己管理能力も求められるでしょう。
テレワークを行うにあたり、まずは「コスト」と「自己管理」の見直しをおすすめします。
テレワーク採用時の6つの注意点
先の項では、テレワークの質を上げるために必要な5つの要素を説明しました。
次に重要なのはテレワーク環境の整備です。
そのために必要な6つのポイントを解説します。
オンラインのやり取りが必須である以上、インターネット環境と連絡手段が絶対条件です。
この2つが無ければテレワーク自体ができませんし、そのための作業用端末も必要です。
最悪の場合でもこの3つは揃えておきましょう。
しかし、前述の3つを揃えたとしても、残りの3つを後回しにしていいというわけでもありません。
なぜなら、仕事として成立させるための質と信頼性に関わる要素だからです。
それも理解した上で、みなさんはテレワーク環境作りに取り組んでいるでしょう。
そこで今回、初めてテレワークに取り組む人への注意点をチェックしていきます。
情報を全て取り入れるのではなく、ポイントを押さえて自分に本当に必要なものだけを取捨選択していきましょう。
1. ネット設置費用と通信費のランニングコストに注意
ネット回線の種類は主に「光回線」「WiFi」「キャリア回線（携帯）」の3通りになります。
国内ではキャリア回線を使ったネット利用者は全体の8割を超えており、「スマホでもテレワークができる？」と考える人も少なからずいます。
できなくはないですが、作業効率は従来よりも下がると考えるのが一般的です。
・通信費用が掛かる
・取り扱える（アプリ）データに限界がある
・（操作）画面が小さい
・通信速度に難がある
スマホは携帯の特性上、通信速度や容量のキャパという面での欠点を抱えています。
いくら使い慣れていても、作業には限界があります。
恒常的にネットに繋げられる点で、固定回線の設置は必須と言えるでしょう。
| 光回線 | 通信速度・回線が高品質。WiFiへの接続可能。設置費用は高額。 |
|---|---|
| モバイルルーター | 自宅内外で使える。速度・品質はまあまあ。通信容量に上限アリ。 |
| ホームWiFi | 速度制限はあるが速度・品質はまあまあ。自宅内に限る。 |
ネットの選び方として、普段使いも見据えてWiFiの導入がおすすめです。
WiFiは工事不要ですぐにネットに繋げられ、費用も格安です。
また、スマホを容量無制限、通信制限下でも通常通りに使えるのがメリット。
光回線は自宅内外への工事や自宅限定、設置費用が高額というデメリットがあります。
メリットには有線と無線両方での接続、スマホとのセット割りなどもあるので、ライフスタイルとの相談になります。
WiFiはモバイルルーターとホームWiFiの2通りあります。
自宅内外か自宅限定かの違いのほか、WiFiには月間の容量上限が決まっていることが基本です。
WiFiの中には、ソフトバンクAirやどんなときもWiFiのように容量無制限のものもあるので、テレワークの場所や使用頻度などを考えたプラン選びが大切です。
ネットの導入には設置費用と維持費（ランニングコスト）の両面を考え、自分のライフスタイルに合わせたタイプを選ぶのがベターです。
2. ミーティング中の表示画面は広い方が好ましい
スマホの欠点で画面が小さいことを挙げましたが、これは作業しづらい以外にもミーティング中の表示画面にも関わります。
慣れてる人には気にならないことかもしれませんが、テレワークを続けていくうちに、文字などのサイズが気になるという人も少なくありません。
また、画面が小さいと自分の顔の細かい部分まで確認し辛くなります。
自分の使用している端末の画面が小さいからと言って、相手も同じ環境とは限りません。
こちらが気づかない部分まで、相手には丸見えとなってしまっている可能性があります。
プレゼンする場合などでも、画面が小さいと一度に表示できる情報も限られてしまいます。
結果的に効率を落とすことにもなるので、ディスプレイなどをある程度必要になるサイズで想定して選ぶのが良いでしょう。
3. 業務形態に合ったコミュニケーションツール選び
遠隔での業務を行うには、適度にやりとりできる連絡手段が必要です。
近年ではLINEやFacebookなどのSNSツールに、画像やファイル添付、カメラ機能が搭載されるなど進化しています。
普段使いのものをそのまま流用している人も見受けられますが、テレワークの業務形態に合わせたツールを選ぶのがベストです。
・Zoom
・チャットワーク
・Slack
・Skype
・LINE WORKS
各々音声通話・WEBカメラ機能があり、フロー・タスク管理などの業務を円滑にする機能が満載です。
いずれも無料から利用でき、ビジネスツールとして導入している企業が多いツールです。
コミュニケーションツールと併せ、ファイルを共有したり編集作成ができるGoogleドキュメントやOneDriveなどを活用するのもおすすめです。
共有ファイルを使用する場合、情報漏洩などのリスクを抑えるためのセキュリティ対策は必須です。
4. 不正アクセスや情報漏洩へのセキュリティ対策
テレワークで最も気をつけなければならないのが、不正アクセスや情報漏洩などの他者からの情報データへの干渉です。
WiFiを利用したデータ通信時には特に警戒しましょう。
例えば街中にあるフリーWiFi。通信制限が掛からず、無料で使える便利な設備です。
そのため、カフェや施設のラウンジなどで気軽に利用しているビジネスパーソンを多く見かけます。
しかし、フリーWiFiには鍵の付いていないセキュリティが脆弱なものも存在し、WiFiに繋げた瞬間にデータが丸見え、最悪の場合は盗まれたりウイルスに感染するケースがあります。
これらの脅威を防ぐためにはセキュリティ対策ソフトやVPNの導入が急務となります。
VPNはWi-Fiを頻繁に利用する今の時代は必須のアプリの一つといえるものなので、「初めてVPNという言葉を聞いた！」という方は、知っておくことをお勧めします。
セキュリティ対策ソフトは国内でも大手のウイルスバスターやカスペルスキーを始め、様々なセキュリティ会社から販売されています。
また、VPNも近年では企業に幅広く導入されており、データの暗号化や安全なネットワークからの伝送によって情報が保護されます。
MillenVPNのように、30日間返金保証(1か月プランも含む）や月額396円(2年契約の場合）のお手軽かつ高機能の個人向けサービスが登場しています。
テレワークの安全性や質の担保として、ぜひ導入して置きたいツールです。
特にWiFiを利用されている方には、必須と言えるでしょう。
下の記事では、当サイトが厳選した最強VPNサービス3社を、徹底的に比較しています。
その中でも、MillenVPNを特に推奨する理由についても詳しくわかりますので、こちらもぜひ読んでみてくださいね。
5. ミーティングや仕事に集中できるワークスペースに注意
テレワークに限ったことではありませんが、仕事をスムーズに行うには快適な環境作りが必要です。
ただし、プライベート空間で仕事をする場合、ミーティング参加者の視線や周りの雑音に注意を払っておきましょう。
体を楽にした状態での作業が効率良いという場合には、それも良いと思います。
しかし、ミーティング中は、相手や周りの視線があることを忘れてはいけません。
ついプライベートの感覚でミーティングに参加せず、仕事であることを意識しましょう。
好きなように仕事ができる＝好き勝手できるというわけではありません。
それではテレワークの悪い部分ばかりが目立ってしまいます。
仕事に集中するための机や椅子など、不要であればわざわざ用意する必要はありません。
オンオフの切り替えがしっかりとでき、負担が掛からず業務をスムーズにこなすことが重要です。
他の人が利用する共用部分や公共施設がベストであるなら、そこがあなたにとっての快適なワークスペースなのです。
ただし、周りに人がいる場合は、作業内容を覗き見されないように細心の注意を払いましょう。
外で作業をする場合は特に気をつけてください。
6. 最大の注意点はワークライフバランスの向上
テレワークで最大のメリットが、ワークライフバランス（WLB）の向上です。
引用元：マイナビニュース
通勤や社内業務の時間を削減することで、「自分や家族の時間を取れるようになった」の声が多数聞かれています。
テレワークにデメリットを感じている層にも、時間を取れるようになったことを否定する声はほとんど見られません。
通勤時間を自分の時間に置き換えられることこそがテレワークの最大のメリットです。
いずれは通常業務に戻る人が多いとしても、今の与えられた時間を有効に使ってライフワークバランスを保つことが大切です。
長期化を見据えている人、テレワークへのシフトを検討されている人こそ、無理のない自分に合った働き方を見つけてください。
