テレワークの導入において、必ず用意すべきものを把握しておきましょう。
理由は、テレワークで円滑に仕事が進められなくなってしまうからです。
テレワークには
- セキュリティの問題
- コミュニケーションの問題
- 業務上の情報共有の問題
上記3つの問題があります。
3つの問題を解決し、かつ円滑に仕事を進められるように準備をしましょう。
この記事では「テレワークで用意すべきツールの考え方」「考え方に沿ったツール」を紹介します。
特に最近では慣れていない方を狙っての、情報や個人情報を盗もうとする犯罪者の増加が問題視されています。
快適な環境だけでなく、社内外の関係者に迷惑をかけないためのトラブル回避についても、この記事で学んでおきましょう。
テレワークで用意すべきツールの考え方
テレワーク導入において、3つの考え方でツールを用意しましょう。
なぜなら、テレワークで円滑に仕事を行うためです。
具体的には
- セキュリティ対策
- コミュニケーション
- 情報共有
上記3つの考え方です。
テレワークを円滑に行うためには、どれも欠けてはいけません。
それぞれどのようなツールが必要かを解説します。
セキュリティ対策に必要なソフトウェア
各ツールの中でも最も重要なのが、セキュリティ対策のツールです。
コミュニケーション系や情報共有系のツールは、仕事のやり取りをする上で、必ず準備することになります。
セキュリティ対策のソフトウェアは、入れていなくても仕事自体はできてしまうため、後回しにしたり、軽視している方が多いです。
しかし
- 仕事の重要情報
- 納品データ
- 社内外の関係者の個人情報
など、仕事でやり取りする情報は大切に守らないといけないものばかりです。
データやお金に関わる情報を盗まれたら大問題ですし、メアドや電話番号などを盗まれ、詐欺や不正請求に利用されたら、クライアントや社内の人たちに多大な迷惑をかけることになります。
具体的には
- MillenVPN
- Norton
- ESET
上記のようなセキュリティ対策ツールを使って、重大な情報漏洩リスクを防ぎましょう。
それぞれ紹介します。
セキュリティソフトツール
セキュリティソフトツールは、パソコンやスマホにウィルスやマルウェア がインストールされた場合に保護するためのソフトウェアです。
Norton
Nortonは世界中で使われている、売上世界1位のセキュリティソフトです。
ウイルス対策はもちろん、不正侵入の防止や怪しい挙動も検知してくれます。
ESET
ESETはCanonのグループ会社が運営しているセキュリティソフトです。
他のセキュリティソフトに比べて「高い検知率」「軽快な動作」が特徴です。
通信暗号化ツール
通信を頻繁に行う現代のテレワークでは、通信自体を暗号化し、セキュリティを守ることが大切です。
個人情報やデータなどを盗まれることを防ぐために、まず最も効果的なのがVPNというセキュリティ対策です。
企業のセキュリティ担当者なら当然知っているソフトウェアですが、意外と一般の方は知らない方も多いです。
ですが、昨今のように会社以外の環境で仕事をする方は、スマホ・PC共に必ず入れておいた方が良いソフトウェアです。
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VPNサービスというセキュリティ対策を入れることで、通信自体を暗号化させ、非常に高い安全性を確保することができます。
テレワーク時代の今、VPNを知らないことは常識知らずレベルことなので、「VPNってなんだ？」という方は、まず下記の記事に目を通しましょう。
MillenVPN
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今、日本国内で最も信頼性が高く、コスパ的にもすぐれて人気なのが、MillenVPNです。
料金も月額396円〜のワンコインから利用できるので、導入もしやすくなっており、テレワークを行う会社員・フリーランスには必須のセキュリティ対策です。
通信のセキュリティを特に何もしていないという方は、とりあえず入れとけ！というくらいすぐれているVPNなので、是非下記の記事をチェックしてみてください。
下の記事では、当サイトが厳選した最強VPNサービス3社を、徹底的に比較しています。
その中でも、MillenVPNを特に推奨する理由についても詳しくわかりますので、こちらもぜひ読んでみてくださいね。
通信を暗号化してくれるため
- 通信の盗聴
- 通信の改ざん
- フリーWi-Fiの利用リスク
上記のようなリスクから守ってくれます。
PCだけではなく、スマホなどに複数台で利用できますので、テレワークにおいては必須の対策です。
コミュニケーションに必要なツール
テレワーク導入には、コミュニケーションツールを用意しましょう。
なぜなら、テレワークのデメリットとして「コミュニケーションが取りづらい点」があるからです。
具体的には
- Zoom
- Skype
- Google Meet
- Slack
- ChatWork
- Google Chat
- LINE WORKS
- G Suite
- desknet’s NEO
- サイボウズOffice
上記のようなWeb会議ツール・チャットツール・グループウェアツールです。
それぞれ紹介します。
Web会議ツール
Zoom
最も注目されていて、使用しているユーザーが多いWeb会議ツールでしょう。
Zoomは無料でも使えるWeb会議ツールで、ビジネス向けに利用者が増えています。
制限はありますが、無料でも最大100名まで同時に会議に参加でき、有料であれば最大1,000人まで同時に会議に参加できます。
また会議に参加する側は、Zoomアカウントを持っていなくても参加可能です。
もちろん、Zoomアプリはインストールする必要はありますが、会議に参加するだけならアカウントを持っていなくても参加できます。
そのため会議以外の用途では、オンラインセミナーで利用されるなど、幅広い活用がされています。
Skype
Skypeは2000年初めころから存在する、世界中で多く使われているサービスです。
無料のチャット・通話サービスとして知られているのではないでしょうか。
アカウントを持っていなくとも、URLさえ共有すれば通話ができるようになっています。
上記の点についてはZoomと同じですが、Skypeの特徴として「通話サービス」が挙げられます。
有料プランにすれば、携帯電話・固定電話にも発信できますので、Zoomとは違った活用ができます。
またSkypeはMicrosoft製品の一部のため、Office365との連携もできます。
もし普段から使っているサービスがMicrosoftであれば、Skypeと相性良く使うことができるでしょう。
Google Meet
Googleが提供しているWeb会議ツールです。
Googleアカウントさえあれば誰でも利用でき、Googleカレンダーとも連携が可能です。
Google Meetは、後に紹介する「G Suite」というグループウェアサービスに含まれています。
そのため「G Suite」など、普段からGoogleのサービスを利用しているのならGoogle Meetも便利に使えるでしょう。
チャットツール
Slack
ビジネス向けのチャットツールでは、最も有名で多く使われているサービスではないでしょうか。
Slackは目的に応じたチャット部屋を作れるため、スムーズな情報共有ができます。
例えば
- チーム別
- プロジェクト別
- 顧客別
上記のような目的別にチャット部屋を作成できます。
またメールと同様に、画像やファイルなどSlack内で送れるためスムーズな情報共有が可能となります。
ChatWork
Slack同様、ビジネス向けのチャットツールです。
目的に応じたチャット部屋の作成はもちろん、画像やファイルなどの情報共有もできます。
Slackとの大きく違う特徴は、タスク管理ができる点です。
タスクの進捗や完了状況の整理やしやすいため、プロジェクトマネージャーなどの管理者は管理がしやすくなっています。
Google Chat
Googleが提供しているチャットツールです。
Google Meetと同様、「G Suite」というグループウェアサービスに含まれています。
1対1のチャットはもちろん、複数人でのチャット部屋作成もできるので、スムーズな情報伝達が可能です。
Googleサービスを中心に使っているのであれば、親和性が高いためGoogle Chatも使いやすくなるでしょう。
LINE WORKS
LINE WORKSは、今や日常的に使うのが当たり前になっている「LINE」に、ビジネスで必要な機能を追加したビジネス版LINEです。
多くの人が普段からLINEを利用しているため、画面や操作に慣れている人が多く、導入のハードルが下がるのが特徴です。
上記で紹介したチャットツール同様、画像やファイルなどの情報共有もでき、必要な機能が揃っています。
他のチャットツールに比べて、利用者の導入ハードルが低いので、まずはチャットツールを導入したい場合に有効でしょう。
グループウェアツール
G Suite
Googleが提供するグループウェアサービスです。
GoogleカレンダーやGmailなど、各種Googleサービスが含まれています。
上記で紹介した「Google Meet」「Google Chat」もG Suiteに含まれています。
desknet’s NEO
「株式会社ネオジャパン」が運営しているグループウェアサービスです。
特徴は、27種類のアプリが用意されており、さらに独自の業務アプリを作成できる点です。
またWeb会議ツールも搭載されているため、ひとつのグループウェアで広い機能を搭載しています。
サイボウズOffice
「サイボウズ株式会社」が提供しているグループウェアサービスです。
国内で利用している企業も多く
- 会議室の予約
- スケジュール管理
- 社内掲示板
- メッセージ
- 電話帳
- 業務フロー
など、サイボウズOfficeひとつでグループウェアに必要な機能が搭載されています。
情報共有に必要なツール
テレワークでは、情報共有できるツールを使いましょう。
なぜなら、データの共有ができないと円滑に仕事が進められないからです。
具体的には、データを共有できるツールが必要です。
- Googleドライブ
- Dropbox
上記のようなデータ共有できるツールがあれば、テレワークでも円滑に仕事を進められます。
それぞれ紹介します。
情報共有ツール
Googleドライブ
Googleが提供しているクラウドストレージサービスです。
Googleアカウントがあれば個人でも使えます。
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなど、さまざまな形式のファイルを同時に編集できるのがメリットです。
Dropbox
全世界で広く使われているクラウドストレージサービスです。
個人でも使っている人は多いのではないでしょうか。
Googleドライブと同じクラウドストレージサービスですが、大きく違うのは「ファイルの保存に特化したサービス」という点です。
あくまで共有フォルダのような使い方が基本となります。
テレワークで優先すべき考え方
ここまで3つの考え方とツールを紹介しました。
テレワーク導入において、中でも「セキュリティ対策」を最優先して用意しましょう。
なぜなら、重大な情報漏洩が起きてしまうと信用を失ってしまうからです。
例えば
- 顧客の個人情報が漏洩してしまった
- 社内の機密情報が流出してしまった
- 社員の個人情報が漏れてしまった
など、セキュリティ対策をしていないと、自分たちばかりか取引先にも迷惑がかかりかねません。
もし情報漏洩を起こしてしまうと信用を失ってしまい、今後の仕事にも大きく影響してしまいます。
そうならないためにも、セキュリティ対策を最重要であることを認識し、最優先で用意しましょう。
まとめ
以上が「テレワークで用意すべきツールの考え方」「考え方に沿ったツール」です。
テレワークの導入において、3つの考え方から用意すべきものを把握しましょう。
具体的には
- コミュニケーション
- 情報共有
- セキュリティ対策
上記3つの考えからです。
中でも特にセキュリティ対策を最優先に考えましょう。
なぜならテレワークには情報漏洩のリスクがあるからです。
円滑かつ安全な状態で仕事を進められるよう、3つの角度からテレワークの準備をしましょう。
VPNサービスというセキュリティ対策を入れることで、通信自体を暗号化させ、非常に高い安全性を確保することができます。
テレワーク時代の今、VPNを知らないことは常識知らずレベルことなので、「VPNってなんだ？」という方は、まず下記の記事に目を通しましょう。
具体的には、VPNを使って通信を暗号化しましょう。
今、日本国内で最も信頼性が高く、コスパ的にもすぐれて人気なのが、MillenVPNです。
料金も月額396円〜のワンコインから利用できるので、導入もしやすくなっており、テレワークを行う会社員・フリーランスには必須のセキュリティ対策です。
通信のセキュリティを特に何もしていないという方は、とりあえず入れとけ！というくらいすぐれているVPNなので、是非下記の記事をチェックしてみてください。
下の記事では、当サイトが厳選した最強VPNサービス3社を、徹底的に比較しています。
その中でも、MillenVPNを特に推奨する理由についても詳しくわかりますので、こちらもぜひ読んでみてくださいね。
